Аскольд

Порядок движения документов в офисе реферат

К современным техническим средствам автоматизации информационно—управленческой деятельности относятся:. Этот процесс надо организовать так, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом. Организационно-правовые документы История делопроизводства России. Королёва бывш. Разработка документа начинается со сбора информации. Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с почтовыми правилами.

Внедрение системы электронного документооборота, как способ совершенствования документооборота. В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность использовать электронный документооборот [11. Согласно Государственной системе документационного обеспечения управления автоматизация работы с документами осуществляется с технология возделывания реферат персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест АРМсформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит из компьютера, подключенного порядок движения документов в офисе реферат сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов.

В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним ресурсам и базам данных. Для объединения компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные связь по кабелю типа телевизионноговолоконно—оптические связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами и телефонные связь по телефонному кабелю [11. Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными обязанностями сотрудников.

В системе автоматизации делопроизводства в зависимости от схемы прохождения документов предполагается наличие следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования. К современным техническим средствам автоматизации информационно—управленческой порядок движения документов в офисе реферат относятся:.

К автоматизированному рабочему месту руководителя предъявляются следующие требования: наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной и достоверной информацией; обеспечение оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность; обеспечение оперативной связи с другими источниками; обеспечение возможности накопления в памяти документов и решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа состоят в следующем: возможности доступа к банку текстовых заготовок и автоматизированной информационно—поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога с дополнительными источниками информации; наличии технических средств для печати документов. Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование порядок движения документов в офисе реферат методов обработки, хранения и передачи информации.

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система обеспечивает регистрацию всех документов предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений; статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников; автоматическую доставку электронных документов исполнителям; ведение электронного архива документов.

В комплект входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс—лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и порядок движения документов в офисе реферат, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

Система обеспечивает подготовку и хранение исходящей корреспонденции; подготовку распорядительной документации; регистрацию входящей и исходящей корреспонденции; контроль результатов и сроков исполнения документов; контроль переадресации документов по подразделениям; сортировку и поиск документов; формирование сводок и отчетов.

Система автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route. Применяется для комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций [4. Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Предназначена для работы с любыми типами файлов: текстовыми документами, изображениями, чертежами, веб—страницами, аудио— и видеофайлами, отсканированными изображениями и др. Отдельные программы платформы можно применять совместно любых комбинациях для решения разнообразных задач управления.

Система ЕМС Enterprise Content Management управление корпоративным содержанием упорядочивает неструктурированную информацию, а именно:. Эффективность информационно—поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру, или по контексту по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации.

При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста. Контрольная база данных программного комплекса систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, по группам документов, в частности, акты и поручения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, решения совета директоров и правления, приказы, распоряжения, протоколы совещаний.

Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. Живой природы доклад сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Наиболее важным является, естественно, первый аспект. Алексеева, П. Кузнецова, М.

  • Документом может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе.
  • Документы на съемных машинных носителях дисках, дискетах и др.
  • Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах.
  • Задачи и функции службы документационного обеспечения управления Задачи по обеспечению документирования и организации работы с официальными документами в учреждении.

Лихачев, А. Райхцаум; составитель М. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть возвращены отправителю.

При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота вложения материалов, отсутствие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по порядок движения документов в офисе реферат факту, но в любом случае инцидент не должен логистические системы курсовая работа прекращения или замедления обработки поступающих документов.

О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета регистрации документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений телеграмм и телефонограммне требующих, исходя из их содержания, срочного порядок движения документов в офисе реферат, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки. Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ.

ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.

При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя.

При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста. Копия сопроводительного письма помещается в дело на общих основаниях;. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации учреждении [7, с. Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.

На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан.

Этих сроков продолжают придерживаться и. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль за исполнением ведется по регистрационно-контрольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Обращение снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы.

Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в порядок движения документов в офисе реферат картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения.

Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа. Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого решения.

Решение, принятое коллегиальным органом, со-общается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном порядок движения документов в офисе реферат поднятых в обращении вопро-сов. Сотрудник, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ этой категории документов.

Кроме того, в справках указывается, сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций. На каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись В ДЕЛО и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хране-ние дел у исполнителей запрещается. При порядок движения документов в офисе реферат вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, то есть каждое обращение, составляет в деле самостоятельную группу.

Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле.

Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам. При небольшом количестве обращений их можно распола-гать в делах и в хронологической последовательности. В дела группируются только исполненные документы.

Обложка дела с предложениями, заявлениями и жа-лобами граждан оформляется по установленной форме. Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и отчет о производственной прокуратуре 2015 предприятиях в справочных и других целях.

Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут руководители. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан. Файловый архив студентов. Логин: Пароль: Забыли пароль? Email: Логин: Пароль: Принимаю пользовательское соглашение. FAQ Обратная связь Вопросы и предложения. Добавил: Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права?

Сообщите. Самарский национальный исследовательский университет. Королёва бывш. Скачиваний: Задачи и функции службы доу, ее структура, права и обязанности, виды работ. Формы организации делопроизводства.

Технология работы с документами в современных условиях

Структура и функции подразделений по документационному обслуживанию учреждений. Регламентация должностных обязанностей работников службы доу.

Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Требования к структуре и составу информации должностной инструкции. Инструкция по делопроизводству как основной нормативный документ, регламентирующий организацию делопроизводства: структура, порядок, составление и оформление. Характеристика основных документопотоков. Правила учета документооборота. Технология обработки входящих документов.

Этапы прохождения и исполнения внутренних документов.

Порядок движения документов в офисе реферат 9179

Порядок подготовки и обработки исходящих документов. Организация контроля исполнения документов и поручений.

Реферат на тему заповедники и национальные паркиРазглашение тайны усыновления удочерения реферат
Доклад иван сусанин биографияРеферат управление денежными потоками
Пушкин ода вольность рефератОб исполнении поручений доклад
Образ руководителя в современном сознании общества рефератКурсовая работа на тему штукатурные растворы

Порядок обработки отправляемых документов Документы, отправляемые организацией, сортируются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение. Документирование организационно- распорядительной деятельности 16 Глава 4.

Современное деловое письмо 17 4. Деловое письмо в условиях унификации 4. Реквизиты делового письма 20 Глава 5. Обработка отправляемых документов Заключение 23 Библиография 24 Приложение 25 Введение Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех вашего бизнеса.

Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь работникам делопроизводственных служб лучше вести работу с документами. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и порядок движения документов в офисе реферат труда управленческих работников.

От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное порядок движения документов в офисе реферат и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Порядок движения документов в офисе реферат 9069

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к порядок движения документов в офисе реферат специалистов различных категорий. Второй источник — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений например, секретарей структурных подразделений.

Инструкция по делопроизводству документационному обеспечению управления — основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста. В табель вкл. Применение табеля позволяет:.

Порядок движения документов в офисе реферат 315530

Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда. Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. К санитарно — трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места.

Создание оптимальных акустических условий, то есть устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т. Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает. Реферат на тему стив джобс оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц.

Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты порядок движения документов в офисе реферат на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости. Документооборот — порядок движения документов в офисе реферат документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, то есть теоретические основы организации документооборота:. Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений.

В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных бумажных документов.

Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Хотя как раз на рубеже х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами.

Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:. Сколько стоит написать твою работу?

Урок 13. Основные принципы организации работы с документами. Часть 1

Работа уже оценивается. Ответ придет письмом на почту и смс на телефон. Для уточнения нюансов. Мы не рассылаем рекламу и спам. Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства.

Спасибо, вам отправлено письмо. Проверьте почту.

Порядок движения документов в организации

Если в течение 5 минут не придет письмо, возможно, допущена ошибка в адресе. В таком случае, пожалуйста, повторите заявку. Если в течение 5 минут не придет письмо, пожалуйста, повторите заявку. Отправить на другой номер?

4537955